1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 36 от 29.04.2003 года, Положением о Приемной в Краснооктябрьском районном суде г. Волгограда, Регламентом организации деятельности Приемной Краснооктябрьского районного суда  г. Волгограда, Методическими рекомендациями по порядку организации документооборота и подготовки служебных документов в районных (городских) судах Волгоградской области.

2. Для целей настоящего Порядка применяемые термины означают следующее.

        Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого содержатся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность происхождения.

        Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

        Надлежащим образом заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

        При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «копия верна», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы), дату заверения.

        Процессуальный документ – документ, составляемый в ходе расследования, рассмотрения и разрешения уголовных, гражданских, дел об административных правонарушениях и других материалов, которому придана процессуальная форма.

        Письменная справка по делу – документ, содержащий информацию о рассмотрении дела на любой стадии судебного разбирательства.

        3. Выдача подлинных документов, надлежащим образом заверенных копий материалов дела, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу, письменных справок по делу, за исключением тех, порядок и сроки выдачи (направления) которых, установлены УПК РФ, ГПК РФ, КАС РФ, КоАП РФ и Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, производится как при наличии письменного, так и устного заявления о выдаче запрашиваемых документов, поданного в Приемную суда, либо направленного по почте, факсом, электронной почтой, а также поступившего в отделы обеспечения судопроизводства по гражданским и административным делам, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, архив суда.

4. В заявлении о выдаче копий процессуальных и иных документов (ознакомлении с материалами дела, обеспечении возможности снять копии с материалов дела) должны быть указаны следующие реквизиты:

- указание адресата (наименование данного суда);

- фамилия, имя, отчество заявителя или наименование организации, являющейся заявителем,

- полный адрес (с указанием почтового индекса) места жительства или места нахождения заявителя (при желании заявителя - номер телефона),

- содержание обращения,

- наименование запрашиваемого документа (решение, приговор и т.п.),

- основные реквизиты судебного решения (наименование дела, по которому принято процессуальное решение, либо в котором находятся запрашиваемые документы),

- указание на получение копий запрашиваемых документов нарочно или направление посредством услуг связи, позволяющей осуществлять контроль за доставкой корреспонденции;

- дата обращения,

- подпись заявителя.  

        В тексте тех категорий обращений, которые в соответствии с нормами процессуального законодательства могут быть поданы только участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле; участниками производства по делам об административных правонарушениях), помимо перечисленной выше информации должно быть указано процессуальное положение заявителя.

5. После регистрации заявления в соответствии с правилами ведения судебного делопроизводства заявление в тот же день, либо не позднее 10 часов следующего рабочего дня по рассмотренным и сданным в отделы судопроизводства, либо хранящимся в архиве - передаются председателю суда, а по делам, находящимся в производстве судей – председательствующему по делу судье для наложения в этот же день разрешающей визы, либо резолюции о направлении ответа с указанием причин невозможности получения запрашиваемых документов.

        Заявления о выдаче копий процессуальных и иных документов приобщаются к материалам дела.

        6. Выдача документов производится уполномоченным работником аппарата Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда должностным регламентом, которого предусмотрены соответствующие полномочия.

7. Выдача документов производится ежедневно (за исключением выходных и праздничных дней) в установленные часы:

- понедельник - не приемный день;

- вторник с 13.45 до 18.00 часов;

- среда – с 13.45 до 18.00 часов;

- четверг – с 13.45 до 18.00 часов; 

- пятница – с 09 часов до 13 часов.

в предпраздничные дни продолжительность работы сокращается на один час.

8. При выдаче документов уполномоченный работник суда обязан проверить правильность оформления документа, выдаваемого судом, и только в случае надлежащего его оформления выдать данный документ.

     Копии решений (приговоров, определений, постановлений) суда по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

    Выдаваемые (направляемые) судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляется штамп "Копия верна" и гербовая печать суда.

     Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

    Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____".

        Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

        В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило: «Решение (определение, приговор, постановление) суда не вступило в законную силу. Подпись судьи, Ф.И.О., подпись секретаря суда, Ф.И.О., дата» - указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве, какого суда находится дело: «Подлинник решения (определения, приговора, постановления) суда подшит в гражданском, административном, уголовном деле, деле об административном правонарушении, которое находится в производстве Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда. Подпись судьи, Ф.И.О., подпись секретаря суда, Ф.И.О., дата».

Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению, в котором

должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

9. Документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть выданы. Уполномоченный работник суда обязан устранить недостатки в оформлении документа, либо возвратить документ для правильного оформления исполнителю данного документа.

10. Уполномоченный работник суда не несет ответственности за содержание выдаваемого документа, если данный документ подготовлен в другом структурном подразделении суда. В случае, когда уполномоченный работник суда сам готовит документы, подлежащие выдаче лицам, обращающимся в суд, он несет ответственность за их содержание.

11. Выдача документов производится:

- физическим и юридическим лицам (их представителям), участвующим в деле;

- лицам, не участвовавшим в рассмотрении дела, если вынесенным процессуальным документом затронуты их права и законные интересы. При этом в заявлении о выдаче копий процессуальных документов должны быть указаны какие права и законные интересы заявителя нарушены запрашиваемым судебным постановлением;

- должностным лицам и органам, производящим дознание и следствие;

- руководителям органов, которым такое право предоставлено в силу закона.

12. Если документ может быть выдан только определенным категориям лиц, установленных законом, уполномоченный работник при выдаче документа обязан установить личность заявителя и определить его принадлежность к категории лиц, имеющих права на получение данного документа.

13. Если документ выдается представителям физического (юридического) лица, уполномоченный работник должен:

- проверить наличие документа подтверждающего полномочия на совершение соответствующего действия (доверенность, ордер, постановление о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом и т.п.), а при отсутствии такового разъяснить о необходимости его представления;

- если указанная доверенность (ее нотариально заверенная копия) по данным соответствующих подсистем ГАС «Правосудие» или по информации работников соответствующего структурного подразделения суда отсутствует в деле(материале), снять копию с подлинника (его нотариально заверенной копии), заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить к расписке в получении запрашиваемого документа с последующим приобщением к материалам дела (материала).  

      Без совершения указанных действий запрашиваемый заявителем документ не может быть выдан его представителю.

14. Копия протокола судебного заседания изготавливается по ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет. 

15. При выдаче документа с лица, получающего документ, отбирается расписка в его получении. Расписка  оформляется либо на обращении о выдаче

запрашиваемого документа, либо на отдельном листе и должна содержать  следующие сведения:

- наименование документа (расписка);

- фамилию, имя и отчество, получившего документ (ы);

- фамилию, имя, отчество должностных лиц, наименование занимаемой должности, за исключением случаев оформления расписки на обращении (запросе), содержащим информацию о занимаемой должности;

- наименование полученного (ых) документа (ов), указание количества полученных экземпляров и количества листов приложений;

- подпись лица, получившего документ (ы);

- дату получения документа (ов).

16. В случае выдачи лицам, подлинных документов, представленных сторонами по гражданскому делу, в материалах дела обязательно должны остаться копии подлинных документов, заверенных судьей. На заверенной копии документа, оставшегося в материалах дела должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа лицо должно расписаться и проставить дату получения. Работник суда, выдавший документ, должен указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копии и приобщить к делу. Такие же сведения указываются в справочном листе.

17. В случае направления копий процессуальных и иных документов посредством услуг связи, копия сопроводительного письма подшивается в дело (материал).

18. Иногородним гражданам копии запрашиваемых документов изготавливаются и выдаются в день обращения.

19. Копии запрашиваемых документов изготавливаются и выдаются гражданам, уполномоченным работником аппарата суда, в день поступления заявления, а при невозможности – в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты. В исключительных случаях председателем суда (заместителем председателя суда) срок исполнения запроса может быть продлен до тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

        Изготовленные, но не полученные заявителем копии документов, письменных справок передаются сотруднику аппарата суда, в должностные обязанности которого входит отправление почтовой корреспонденции, для направления посредством услуг связи, позволяющей осуществлять контроль за доставкой корреспонденции, в срок не более 14 рабочих дней с момента поступления заявления (обращения).

20. Вопросы получения судебных документов журналистами регулируются Законом Российской Федерации «О средствах массовой информации» и Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

        В пределах и в порядке, предусмотренном указанными Законами журналисты вправе получать соответствующую информацию по судебным делам и копии судебных документов.

21. Исполнение заявлений (обращений) о возможности снять копии документов из материалов дела собственными техническими средствами, ознакомление с материалами дела, находящимся в производстве судей обеспечивается после согласования даты ознакомления с председательствующим по делу судьей.

        Заявления (обращения) граждан о выдаче копий процессуальных и иных документов исполняются помощником судьи или секретарем судебного заседания по усмотрению председательствующего по делу судьи.

            Прослушивание, изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке прослушивания, изготовления и выдачи копии аудиозаписи судебного заседания в Краснооктябрьском районном суде г. Волгограда, утвержденной приказом Краснооктябрьского районного суда от 10.09.2019 № 54-од.

22. Исполнение заявлений о выдаче копий процессуальных и иных документов и выдача копий процессуальных решений и иных документов по делам, оконченным производством и находящимся в отделах судопроизводства, производится работниками отделов судопроизводства, на которых должностным регламентом возложена соответствующая обязанность, при наличии разрешающей визы председателя суда (заместителя председателя суда). В случае невозможности выдачи запрашиваемых документов заявителю выдается (направляется) мотивированный ответ с указанием причин отказа.

23. Исполнение заявлений (обращений) об ознакомлении с материалами дела, о возможности снять копии документов из материалов дела собственными техническими средствами обеспечивается не позднее пяти рабочих дней после наложения разрешающей визы, и по согласованию даты и времени с заявителем.

24. Исполнение заявлений о выдаче копий процессуальных и иных документов, а также их выдача, ознакомление с материалами дела, исполнение обеспечения

возможности снять копии документов из материалов дела собственными техническими средствами, по делам, сданным в архив, обеспечивается работником архива.