Настоящее Положение об архиве Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда (далее – Положение) разработано в соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003г. № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде», Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утверждённой приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56 и приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»

1. Общие положения.

  1.1. Архив Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда (далее- архив суда) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов, постоянных сроков хранения, временных (до 10 лет) сроков хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда.

  1.2. Архив суда является подразделением суда в составе общего отдела, работа которого организуется на основании настоящего Положения об архиве суда, утверждаемого председателем суда.

         1.3. Архив Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утверждённой приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56, Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09.06.2011 № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» и иными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, локальными нормативными актами Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда и настоящим Положением.

         1.4. Общее руководство и контроль за деятельностью архива суда осуществляет председатель суда, непосредственное руководство - начальник общего отдела. Организует работу архива суда - администратор суда.

2. Состав документов Архива суда

         2.1. Архив суда хранит:

а) документы постоянного и временных (до 10 лет и свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда;

б) фонд пользования (архива); 

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива суда.

3. Задачи Архива суда.

  3.1. К задачам Архива суда относятся:

  3.2. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.

  3.3. Комплектование Архива суда документами, образовавшимися в деятельности Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда.

  3.4. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

  3.5. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

         3.6. Качественная организационная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного и долговременного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение. Методика отбора дел (нарядов) для постоянного, долговременного хранения и выделения их к уничтожению.

  3.7. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда и своевременной передачей их в Архив суда.

4. Функции Архива суда.

         4.1. Архив суда осуществляет следующие функции:

  4.2. Организует прием документов постоянного и временных (до 10 и свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда, в соответствии с утвержденным графиком.

  4.3. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве суда.

  4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив суда, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда.

  4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение председателю Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

         в) осуществляет порядок определения сроков хранения дел (нарядов) в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09.06.2011 № 112.

  4.6. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве суда в целях выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

  4.7. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

  4.8. Организует информирование руководства и работников суда о составе и содержании документов Архива суда.

  4.9. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

  4.10. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

  4.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

  4.12. Ведет учет использования документов Архива суда.

  4.13. Создает фонд пользования Архива суда и организует его использование.

  4.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива суда.

  4.15. Участвует в разработке документов Краснооктябрьского районного суда   г. Волгограда по вопросам архивного дела и делопроизводства/судопроизводства.

  4.16. Оказывает методическую помощь:

а) структурным подразделениям в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив суда.

         4.17. Осуществляет заявки на оборудование помещения архива.

5. Права Архива суда.

         5.1. Архив суда имеет право:

а) представлять руководству Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве суда;

б) запрашивать в структурных подразделениях Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда сведения, необходимые для работы Архива суда;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда по вопросам, относящимся к компетенции Архива суда;

г) информировать структурные подразделения Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда о необходимости передачи документов в Архив суда в соответствии с утвержденным графиком; 

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.